Incluir suplidos en una factura de un autónomo, es de primero de facturación. En este pequeño artículo, te explicamos la diferencia entre los conceptos y de qué manera facturarlos de manera correcta.
Suplidos en una factura
En el ejercicio de tu actividad como autónomo posiblemente te hayas encontrado con gastos cuyo pago correspondería a tu cliente pero que por distintos motivos, efectúas tu.
El primer inconveniente que proponen esta clase de gastos es determinar en qué momento estamos frente a un suplido y en qué momento frente a un gasto reembolsable.
Qué es un suplido y qué es un gasto reembolsable
En una primera aproximación podemos decir que siempre y cuando la factura vaya a nombre de tu cliente , vas a estar frente a un suplido.
Pongamos un caso.
En el caso de una consultoría que ofrece el servicio de constitución de sociedades, un suplido sería la factura del notario.
Esta factura, iría a nombre de la sociedad en constitución, pero la consultoría adelantaría su importe para poder prestar el servicio de constitución.
Más tarde, este suplido se incluiría en la factura, así como los honorarios por los servicios prestados.
Por contra, si la factura va a tu nombre, vas a estar frente a un gasto reembolsable.
Sería el caso de un autónomo, que acuerda con su cliente que, aparte de los honorarios por sus servicios, le abonará todos y cada uno de los gastos precisos para prestarlo, como, por servirnos de un ejemplo, facturas de viaje (vuelos, comidas, etc.) siempre y cuando las facturas o gastos en los que se ha incurrido estén a nombre del autónomo que presta el servicio.
En el caso de suplidos, gasto reembolsable u otros conceptos que debas incluir en tu factura como autónomo, recuerda que lo más recomendable es contar con la ayuda especialista de una consultoría online, para llevar una adecuada administración contable y fiscal de tu negocio.
De qué forma facturar suplidos
Hacienda establece 3 requisitos para estimar un gasto como suplido:
Que se trate de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. La realización del gasto en nombre y por cuenta del cliente del servicio, va a deber acreditarse a través de factura expedida a cargo del receptor. O sea, la factura de este gasto, va a deber ir a nombre de tu usuario y no al tuyo. Caso de que la factura esté a tu nombre, estaríamos frente a un gasto reembolsable.
Que el pago de las referidas sumas se realice en razón de orden expreso, verbal o escrito, del propio cliente del servicio por cuya cuenta se actúe.
Va a deber poder probarse la cuantía eficaz de tales gastos por cualquier medio aceptado en Derecho.
Dudas más frecuentes al facturar suplidos
Una vez identificado el gasto como suplido, surgen distintas dudas que resolveremos a continuación:
¿Debes incluir este gasto en la factura emitida a tu cliente?
Incluir suplidos en una factura de un autónomo, es de primero de facturación. En este pequeño artículo, te explicamos la diferencia entre los conceptos y de qué manera facturarlos de manera correcta.
La contestación es rotunda: sí, debes incluir dicho gasto en la factura que emitas a tu cliente del servicio.
¿De qué forma debes incluirlo?
El gasto va a deber aparecer bajo la denominación de suplido en la factura que emitas a tu cliente, sumándolo al total a abonar por el mismo, sin aplicarle IVA, ya que por esta operación ya se pagó el IVA pertinente, y sin aplicar retención.
En estos casos, resulta conveniente anexar con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, para poder justificar la operación en el caso de inspección tributaria.
De qué manera facturar gastos reembolsables en una factura
Vas a estar ante esta clase de gastos, cuando efectúes pagos en tu nombre y por cuenta propia, precisos para hacer tu actividad profesional y que más tarde, el cliente del servicio te abonará.
Quien contrata estos servicios como autónomo y por ende la factura irá a tu nombre.
Si al realizar tu factura deseas incluir estos gastos, a fin de que el usuario te los reembolse, vas a deber sumarlos a la contraprestación por tus servicios, y al total vas a deber aplicarle el IVA y en el caso de tener obligación de generar con retención, la retención.
El importe de este gasto reembolsable, va a estar compuesto solo por la base imponible de la factura que has pagado y que ahora el usuario te abona, sin incluir el IVA de la misma.
Los gastos reembolsables, sí tienen la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS.
Fuente: https://apfconsultores.es/como-contabilizar-suplidos/
